Источником первичной информации о несоответствии или потенциальном несоответствии установленным требованиям в области качества и экологии являются:

-      зарегистрированные претензии (жалобы) потребителей и других заинтересованных сторон;

-      записи по результатам внутренних и внешних аудитов;

-      данные мониторинга и измерений процессов;

-      данные мониторинга и измерений продукции;

-      данные результатов анализа системы;

-      любые другие оповещения о несоответствии, потенциальном несоответствии установленным требованиям.

1  Назначение ответственного за устранение несоответствия

j

2  Определение сути несоответствия

Руководитель ответственный за устранение несоответствия (в случае наличия команды совместно с командой) сразу после своего назначения исследует ситуацию, определяет требования, которые могут быть нарушены или уже нарушаются (указывается ссылка на нормативный документ) и описывает в чем именно заключается невыполнение данных требований.

3  Оценка риска наличия несоответствия /потенциального несоответствия

С целью определения степени влияния каждого несоответствия /потенциального несоответствия на нормальное функционирование процесса, качество продукции (услуги) и природоохранной деятельности ответственный за устранение несоответствия (в случае наличия команды совместно с командой) сразу после определения сути проводит оценку риска наличия каждого выявленного несоответствия/потенциального несоответствия. Величина данного риска характеризуется показателем приоритетное число риска (ПЧР1), который рассчитывается путем умножения оценок значимости, вероятности возникновения  и вероятности обнаружения.

4  Разработка исправляющих мероприятий

Сразу после оценки каждого выявленного несоответствия /потенциального несоответствия, руководитель ответственный за его устранение организует разработку исправляющих действий, устраняющих несоответствие и последствия, наступившие от невыполнения установленных требований. Руководитель подразделения (процесса), в котором выявлено несоответствие, должен, если это целесообразно, утвердить необходимые исправляющие действия устранения несоответствия /потенциального несоответствия, а также назначить ответственного и срок для каждого разработанного мероприятия.

Коррекция может осуществляться в сочетании с корректирующим действием, включать переделку или снижение градации.

Исправляющие действия и сроки их выполнения в обязательном порядке должны быть доведены до исполнителя.

5  Определение причин возникновения несоответствия /потенциального несоответствия

Определение и анализ причин возникновения несоответствий является обязательным шагом перед разработкой корректирующих и предупреждающих мероприятий.

При определении причин возникновения несоответствия должна быть изучена вся возможная последовательная цепь причин, которые привели, в конечном итоге, к устраняемому несоответствию.

Причины должны быть описаны как можно подробнее, чтобы можно было определить степень влияния соответствующих мероприятий по их устранению.

j

6  Разработка корректирующих /предупреждающих мероприятий

После определения причины возникновения несоответствия, либо ситуации, которая может привести к невыполнению установленных требований, необходимо провести оценку необходимости принятия корректирующих и предупреждающих мероприятий.

Оценка необходимости разработки корректирующих и предупреждающих мероприятий дается на основании анализа причин несоответствий с учетом приоритетного числа риска (ПЧР1). В случае если данный показатель имеет значение более 100, то корректирующие и предупреждающие мероприятия разрабатываются в обязательном порядке. Решение о необходимости разработки корректирующих и предупреждающих мероприятий принимает руководитель ответственный за процесс. Особое внимание следует уделять несоответствиям /потенциальным несоответствиям, имеющим оценку значимости 9 или 10. Для устранения причин таких несоответствий/потенциальных несоответствий, КПД разрабатываются в обязательном порядке.

Разработка корректирующих и предупреждающих мероприятий производится в срок не более трех дней с момента обнаружения несоответствия /потенциального несоответствия  исходя из причин их возникновения. Корректирующие и предупреждающие мероприятия должны представлять собой конкретное, четко сформулированное действие способное предотвратить или свести к минимуму случаи повторного возникновения причин несоответствия (при корректирующем действии) или свести к минимуму вероятность возникновения несоответствия (при предупреждающем действии).

На каждое корректирующее и предупреждающее действие должен быть назначен исполнитель и срок исполнения, что в обязательном порядке доводится до лиц в соответствии с данным назначением. Наиболее предпочтительным способом назначения мероприятий, ответственных и сроков является выпуск распоряжения /приказа.

j

Для несоответствий в области качества, при недостаточности материальных ресурсов, либо требуется привлечение сторонних организаций, руководитель ответственный за устранение несоответствия организует разработку предложений и технико-экономическое обоснование для открытия инвестиционного проекта. Данные предложения с технико-экономическим обоснованием направляются на рассмотрение при анализе со стороны руководства Алюминиевого Дивизиона.

7  Выполнение исправляющих, корректирующих /предупреждающих мероприятий

Должностные лица, назначенные ответственными исполнителями исправляющих, корректирующих и предупреждающих действий, должны планировать работу по выполнению действий с целью  минимизации сроков исполнения и затрат. В зависимости от масштабов предстоящих работ должны разрабатываться, при необходимости, план или программа выполнения действий, которая согласовывается с руководителем, осуществляющим контроль исполнения плана корректирующих и предупреждающих действий. Планы реализации «проектов улучшений» согласовываются с дирекцией по внедрению РБС.

Ответственные за исполнение конкретных действий должны быть ознакомлены с мероприятиями и сроками в зоне ответственности, а также иметь утвержденный план (программу).

Все разработанные мероприятия должны выполняться в указанные сроки. Любой перенос сроков или факт невыполнения должен документально обосновываться. Внесение изменений в документы по корректирующим и предупреждающим действиям осуществляют в случаях:

-          невозможности выполнения действий в срок;

-          при необходимости, возникшей в ходе осуществления корректирующего или предупреждающего действия.

Внесение изменений в документы по  корректирующим или предупреждающим действиям  осуществляет только руководитель, утвердивший этот документ. Данное изменение оформляют до истечения сроков выполнения  корректирующих или предупреждающих действий, указанных в основном документе, и рассылают исполнителям, которых оно касается.

После выполнения  корректирующего или предупреждающего действия по устранению несоответствия в области качества исполнителем должна быть произведена оценка затрат на выполнение работы. В случае сложности объективного расчета затрат, приводят ориентировочную стоимость работ, или затраты оценивают по трудоемкости в человекочасах. Расчет затрат на выполнение плана работы должен подтверждаться подписью экономиста или бухгалтера, либо подписью руководителя, в подразделении которого проводились работы.

8  Оценка результативности КПД

Оценка результативности корректирующих и предупреждающих мероприятий проводится под руководством ответственного за устранение несоответствия в течении дня после выполнения последнего запланированного мероприятия по несоответствию. Данная оценка осуществляется на основе анализа следующих характеристик:

-          показатель изменения величины риска наличия несоответствия по результатам реализации корректирующих /предупреждающих мероприятий (DПЧР = ПЧР1 - ПЧР2).

Если приоритетное число риска снижается (DПЧР имеет положительное значение), то мероприятия - результативны, если остается на прежнем уровне или повышается, то – не результативны. Мероприятия считаются не достаточно результативными, если приоритетное число риска снижено, но ПЧР2 более 100.

Если сделан вывод, что мероприятия не результативны или не достаточно результативны, то процедура анализа причин возникновения несоответствия /потенциального несоответствия и разработки корректирующих мероприятий производится сначала.

9  Контроль выполнения запланированных мероприятий

Контроль выполнения запланированных корректирующих и предупреждающих мероприятий по устранению несоответствия /потенциального несоответствия в области качества, рекомендуется проводить под руководством ответственного за процесс в рамках «Дня качества». Если в подразделении «День качества» не проводится, либо устраняемое несоответствие /потенциальное несоответствие в области экологии, то контроль выполнения соответствующих запланированных КПД проводит руководитель подразделения к деятельности которого относится устраняемое нарушение. Данный контроль должен включать проверку фактического исполнения действий, то есть на рабочем месте.

10     Разработка предложений по внесению изменений в процессы СМК /процедуры СЭМ

В случае признания разработанных мероприятий результативными, если это целесообразно, руководитель подразделения (процесса), где обнаружено несоответствие, инициирует внесение изменений касающихся действий персонала, взаимодействия подразделений, и т.д. в действующую нормативную документацию.